Dans la fenêtre d’impression, choisissez « Enregistrer en PDF » comme destination.

Réf. OUT-FND

Outlook - Gérer sa messagerie et son agenda

Bureautique Fondamentaux

Durée

7 à 21 heures (1 à 3 jours) selon le format

Modalités

Présentiel, Classe à distance

Reconnaissance

Formation non certifiante (attestation de fin de formation)

Format de vente

Inter-entreprise ou Intra-entreprise

Délai d’accès

Inter : jusqu’à 5 jours ouvrés avant la session ; intra : en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis

Tarif intra

Sur devis

Pourquoi suivre cette formation

Outlook est au cœur de la journée de travail, mais il devient vite source de surcharge. Cette formation vous donne une méthode concrète pour maîtriser votre messagerie et votre agenda et reprendre la main sur votre temps.

À l’issue de cette formation, les participants seront capables de

Régler et personnaliser l'affichage d'Outlook pour lire et traiter leurs e-mails plus vite
Appliquer une méthode simple de traitement des e-mails pour garder une boîte de réception presque vide
Classer automatiquement leurs messages grâce à des règles simples et aux actions rapides
Planifier, modifier et partager des rendez-vous et des réunions de façon professionnelle
Suivre leurs engagements et leurs échéances grâce aux tâches et aux indicateurs de suivi

Formats proposés

ESSENTIELFondamentaux7 heures (1 jour)360 € HTpar participant (inter-entreprises)

ACTIONImmersion14 heures (2 jours)720 € HTpar participant (inter-entreprises)

IMPACTTerrain21 heures (3 jours) · dont une journée en décalé1 150 € HTpar participant (inter-entreprises)

Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.

Public visé

Tout professionnel (collaborateurs, managers, assistants, alternants) utilisant Microsoft Outlook au quotidien et souhaitant optimiser la gestion de son temps et de ses communications.

Prérequis

Être à l'aise avec l'environnement Windows (gestion du clavier, de la souris et des fenêtres). Aucun prérequis spécifique sur Outlook.

Prérequis techniques à distance

La classe virtuelle se tient sur Microsoft Teams : AMBIA fournit à chaque participant un compte pour la durée de la formation. En intra-entreprise, elle peut aussi se tenir sur l’outil que l’entreprise utilise déjà, par exemple Zoom ou Google Meet.

Le participant se connecte depuis un ordinateur équipé d’une caméra, d’un micro, d’un accès à internet et d’un navigateur à jour, dans un lieu calme. Si la formation le demande, le formateur donne accès à un poste de travail à distance, depuis le navigateur.

Pendant la formation, l’assistance technique répond à support@ambia-skills.fr.

Objectifs pédagogiques

Identifier l'emplacement des fonctions clés (Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches) et la structure du ruban. Expliquer la différence entre un rendez-vous personnel, une réunion partagée et un événement sur la journée. Rédiger des courriels professionnels, insérer des pièces jointes correctement et configurer une réponse automatique d'absence. Juger l'importance d'un e-mail reçu pour décider quoi en faire (le faire, le déléguer, le différer, le supprimer ou l'archiver). Repérer les courriels mal classés ou les conflits d'horaires dans son calendrier pour y remédier. Bâtir des règles de tri automatique et un modèle d'agenda structuré facilitant le travail quotidien.

Programme détaillé

Jour 1ESSENTIEL

Matin

Prendre en main sa messagerie et automatiser son quotidien

Personnaliser sa messagerie, appliquer les bonnes pratiques d'envoi et automatiser les traitements répétitifs.

Prendre en main et personnaliser l'interface (volet de lecture, barre d'accès rapide, affichages).
Bien envoyer un e-mail : champs À, Cc et Cci (confidentialité des adresses) et niveau d'importance.
Insérer des pièces jointes ou des liens vers des fichiers en ligne et utiliser des signatures automatiques.
Configurer le message d'absence automatique (interne et externe).
Créer des dossiers et mettre en place des règles simples (ex. : ranger automatiquement les lettres d'information ou les notifications d'outils).

Atelier pratique

Traitement de 30 e-mails sur une boîte d'exercice avec la méthode des « 4D » (Faire, Déléguer, Différer, Supprimer) et création de 2 règles de classement automatique.

Cas métier

Secrétariat et assistanat - Automatiser le traitement des demandes récurrentes et créer un dossier de suivi des factures et des rapports hebdomadaires.

Compétence acquise

Savoir garder sa boîte de réception sous contrôle et automatiser les classements répétitifs.

Livrable

Une boîte mail organisée avec 3 dossiers clés et 2 règles de classement automatique actives.

Après-midi

Organiser son temps avec le calendrier et suivre ses actions

Planifier ses rendez-vous, organiser des réunions avec l'outil de recherche de disponibilités et suivre ses tâches.

Naviguer efficacement dans le Calendrier (affichages jour, semaine de travail, mois).
Créer des rendez-vous simples, des événements récurrents (ex : point d'équipe mensuel).
Organiser une réunion : inviter les participants, vérifier leurs disponibilités avec l'Assistant de planification et ajouter automatiquement un lien Teams.
Répondre à une invitation (Accepter, Refuser, Proposer un nouvel horaire) et suivre les réponses des invités.
Utiliser les tâches pour planifier ses actions du jour sans tout garder en tête.

Atelier pratique

Planification complète d'un dossier urgent : créneau commun pour 4 collaborateurs, lien Teams et liste de tâches associée.

Cas métier

Management et coordination - Bloquer des plages de travail personnel et partager son calendrier en lecture seule pour protéger le temps de travail de l'équipe.

Compétence acquise

Savoir planifier ses réunions et son travail personnel sans conflit d'agenda.

Livrable

Une invitation de réunion complète envoyée et un calendrier de la semaine organisé.

Jour 2ACTION

Matin

De la méthode des 4D à l'action : reprendre la main après une absence

Réutiliser en autonomie les méthodes du premier jour (4D, dossiers, règles, actions rapides) pour traiter en temps limité une boîte de réception saturée.

Réactiver les acquis du premier jour : rappel visuel et quiz sur la méthode des 4D, les champs À, Cc et Cci, les règles et les actions rapides.
Retrouver les vraies urgences dans un grand volume de messages, puis réorganiser sa messagerie pour que la situation ne se reproduise pas.

Atelier pratique

Entraînement en binômes : classer 20 e-mails selon la méthode des 4D, comparer ses choix avec ceux de son binôme et en discuter les écarts.

Cas métier

Le retour de congés (cas fil rouge) - Les participants retrouvent une boîte de plus de 100 e-mails, des invitations en conflit et des urgences cachées. Ils traitent l'ensemble en temps limité, créent les règles et les actions rapides utiles, puis présentent leur organisation au groupe.

Compétence acquise

Savoir traiter rapidement un grand volume d'e-mails et réorganiser sa messagerie en autonomie.

Livrable

Une boîte de réception remise en ordre avec ses règles et actions rapides, construite à partir de la fiche mémo du premier jour.

Après-midi

Éprouver son agenda et ses règles d'équipe en simulation d'événement

Mettre à l'épreuve ses réflexes d'agenda et de coordination dans un travail d'équipe : calendriers partagés, délégation et tâches réparties.

Retour sur le calendrier, l'Assistant de planification, les tâches et le partage d'agenda vus le premier jour.
Organiser le travail à plusieurs : déléguer l'accès à son agenda, partager une boîte aux lettres d'équipe et répartir les tâches.

Atelier pratique

Exercice guidé : régler des droits de délégation sur un agenda et une boîte aux lettres partagée, puis vérifier deux à deux ce que chacun peut voir et faire.

Cas métier

L'organisation d'un événement d'entreprise (cas fil rouge) - Chaque participant coordonne l'événement avec son équipe : réunions planifiées sans conflit, agendas partagés, tâches réparties et suivi collectif, avec les retours du groupe et du formateur.

Compétence acquise

Savoir coordonner une équipe avec les agendas, les délégations et les tâches partagées d'Outlook.

Livrable

L'organisation partagée de l'événement (agendas, droits, tâches), issue du calendrier structuré du premier jour.

Jour 3 · en décaléIMPACT

Matin

Diagnostic de vos pratiques et de votre messagerie réelle

Repérer les points de blocage qui subsistent, directement sur le poste de chaque participant.

Analyse personnalisée de la boîte de réception de chaque participant : règles installées, organisation des dossiers et gestion des alertes.

Après-midi

Organisation sur mesure et règles d'équipe

Ancrer une organisation personnalisée et harmoniser les pratiques de communication du service.

Création des règles propres au métier, de modèles d'e-mails de l'entreprise et d'une charte interne des bonnes pratiques (délais de réponse, usage du Cc et du Cci).

Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.

Méthodes et moyens pédagogiques

Méthodes mobilisées

Pédagogie active, démonstrations interactives du formateur, exercices applicatifs individuels et corrections pas à pas.

Moyens techniques

Un poste informatique individuel par participant, logiciel Microsoft Outlook (Suite M365), supports numériques de cours et fichiers d'exercices.

Moyens humains

Formation animée par un consultant-formateur expert certifié Microsoft Office Specialist (MOS), spécialiste en efficacité professionnelle.

Modalités d’évaluation

Évaluation diagnostique

Questionnaire de positionnement et de recueil des besoins envoyé aux participants 15 jours avant la formation.

Évaluation formative

Mises en situation pratiques, exercices de tri guidés et retours individuels à la fin de chaque séquence.

Évaluation sommative

Questionnaire de validation des acquis sous forme de QCM en fin de formation et évaluation pratique sur la résolution d'une mise en situation d'organisation.

Suivi

Feuilles de présence signées par demi-journée, en présentiel comme à distance.
Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire, mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation.
Certificat de réalisation adressé au client ou au financeur.
Questionnaire de satisfaction remis à l’issue de la formation.

Délai d’accès

Inter-entreprises : L’inscription est possible jusqu’à 5 jours ouvrés avant le début de la session, sous réserve des places disponibles.

Intra-entreprise : La formation débute en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis.

Ce délai peut être adapté selon la disponibilité des sessions, le positionnement du stagiaire et, le cas échéant, l’instruction du dossier de prise en charge par le financeur.

Accessibilité handicap

Nos formations sont adaptables aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous contacter pour étudier les aménagements nécessaires.

Référent handicap : accessibilite@ambia-skills.fr. Aucune reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ni aucun justificatif médical n’est exigé.

Indicateurs de résultats

Indicateurs publiés à partir de 3 avis.

Mode de calcul : www.ambia-skills.fr/notre-approche#notes