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Réf. OUT-ORG
Outlook - Optimiser sa messagerie et son agenda
Bureautique Fondamentaux
Durée
7 à 14 heures (1 à 2 jours) selon le format
Modalités
Présentiel, Classe à distance
Reconnaissance
Formation non certifiante (attestation de fin de formation)
Format de vente
Inter-entreprise ou Intra-entreprise
Délai d’accès
Inter : jusqu’à 5 jours ouvrés avant la session ; intra : en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis
Tarif intra
Sur devis
Pourquoi suivre cette formation
Avec des e-mails toujours plus nombreux, Outlook peut vite devenir un frein. Cette formation vous apprend à automatiser le tri de vos messages, à déléguer votre agenda et votre boîte, et à mieux organiser votre activité.
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de
Automatiser le tri des messages grâce à des règles avancées et combinées
Gagner beaucoup de temps grâce aux étapes rapides (Quick Steps) personnalisées
Gérer l'organisation, les partages et la délégation de calendriers et de boîtes aux lettres
Maîtriser les outils de recherche multicritères, les dossiers de recherche et les catégories
Archiver et nettoyer intelligemment les données pour optimiser l'espace de stockage serveur
IMPACTTerrain14 heures (2 jours) · dont une journée en décalé790 € HTpar participant (inter-entreprises)
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Public visé
Managers, assistants, chefs de projet, cadres et tout utilisateur intensif d'Outlook souhaitant automatiser ses processus et optimiser sa collaboration d'équipe.
Prérequis
Maîtriser les fonctionnalités de base d'Outlook (envoi, réception, création de rendez-vous simples) ou avoir suivi Outlook - Gérer sa messagerie et son agenda (OUT-FND).
Prérequis techniques à distance
La classe virtuelle se tient sur Microsoft Teams : AMBIA fournit à chaque participant un compte pour la durée de la formation. En intra-entreprise, elle peut aussi se tenir sur l’outil que l’entreprise utilise déjà, par exemple Zoom ou Google Meet.
Le participant se connecte depuis un ordinateur équipé d’une caméra, d’un micro, d’un accès à internet et d’un navigateur à jour, dans un lieu calme. Si la formation le demande, le formateur donne accès à un poste de travail à distance, depuis le navigateur.
Pendant la formation, l’assistance technique répond à support@ambia-skills.fr.
Objectifs pédagogiques
Repérer les options d'affichage avancées, les paramètres d'archivage et de délégation.
Différencier les concepts de partage de calendrier, d'accès délégué et de boîte aux lettres partagée.
Créer des étapes rapides personnalisées et programmer des règles de tri avec critères multiples.
Structurer un système de catégories standardisé pour cartographier ses flux d'activité.
Diagnostiquer la saturation d'une boîte aux lettres et déterminer la stratégie d'archivage adéquate.
Concevoir des dossiers de recherche intelligents et un environnement de travail collaboratif délégué fonctionnel.
Programme détaillé
Jour 1ACTION
Matin
Automatiser le tri et classer efficacement ses messages
Déployer des règles de tri multi-critères, configurer des Étapes Rapides (Quick Steps) et créer des dossiers de recherche dynamiques.
Concevoir des Règles avancées à critères multiples (conditions croisées, exceptions, actions automatisées).
Maîtriser et paramétrer les Étapes rapides (Quick Steps) pour exécuter des suites d'actions complexes en un seul raccourci clavier.
Mettre en place un système de Catégories efficace et l'associer à des affichages personnalisés par listes.
Exploiter la puissance des Dossiers de recherche pour créer des filtres dynamiques permanents (ex : regrouper tous les e-mails non lus marqués « Urgents » de la semaine).
Atelier pratique
Construction d'un tableau de bord de suivi de projet sur Outlook en combinant 3 dossiers de recherche dynamiques et la création d'une Étape Rapide de traitement de tickets clients vers Excel ou Teams.
Cas métier
Automatisation du traitement et du suivi des demandes entrantes d'un service support / ADV.
Compétence acquise
Capacité à créer des règles combinées, à programmer des Étapes Rapides et à classifier dynamiquement des informations volumineuses.
Livrable
Un profil Outlook automatisé comprenant 2 « Étapes rapides » et un système de Dossiers de recherche opérationnel.
Après-midi
Travail en équipe, délégations et archivage
Paramétrer les délégations d'accès à la boîte et à l'agenda, exploiter une boîte partagée et archiver les données pour libérer de l'espace.
Configurer les autorisations d'accès aux dossiers (Lecture seule, Modification, Propriétaire).
Mettre en œuvre la Délégation de pouvoir : donner accès à son Calendrier ou à sa Boîte mail à un tiers avec gestion de la confidentialité (éléments privés).
Utiliser et interagir efficacement au sein d'une Boîte aux lettres partagée (Shared Mailbox).
Maîtriser l'outil de nettoyage de boîte, la compression et l'Archivage automatique ou manuel (.pst) pour libérer de l'espace serveur.
Atelier pratique
Simulation en binôme « Manager / Assistant » : configuration des droits, prise de rendez-vous croisée, traitement d'e-mails au nom du manager, et isolation des éléments confidentiels. Atelier de réduction immédiate de 40 % de la taille d'un fichier de stockage saturé.
Cas métier
Organisation de la délégation intégrale d'un secrétariat général et nettoyage d'une boîte de service saturée.
Compétence acquise
Maîtrise de la gestion déléguée sécurisée et application des procédures d'archivage/nettoyage du stockage serveur.
Livrable
Une matrice de délégation testée avec succès et un fichier d'archive sain créé.
Jour 2 · en décaléIMPACT
Matin
Diagnostic de vos usages d'Outlook
Repérer ce qui fait perdre du temps et améliorer l'environnement de travail réel.
Revue de la configuration Outlook de chaque participant, repérage des blocages dans la gestion de la boîte et de l'agenda, et ajustement direct des règles et des filtres de recherche.
Après-midi
Automatiser et harmoniser les pratiques de l'équipe
Mettre en place des automatisations sur mesure et harmoniser les pratiques d'équipe.
Création d'étapes rapides et de blocs de texte réutilisables (QuickParts), organisation des calendriers partagés et règles de communication internes pour gagner en efficacité.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Méthodes et moyens pédagogiques
Méthodes mobilisées
Pédagogie par projet, ateliers de résolution de problèmes, démonstrations de scénarios de délégation en binôme, corrections collaboratives.
Moyens techniques
Un poste informatique individuel par participant, Microsoft Outlook (M365), environnements de test multi-utilisateurs pour simuler les partages et délégations.
Moyens humains
Consultant-formateur senior expert en ingénierie de la collaboration et certifié Microsoft.
Modalités d’évaluation
Évaluation diagnostique
Exercice de tri à blanc pour évaluer le niveau technique initial à l'entrée en salle.
Évaluation formative
Réalisation de scénarios métiers « fil rouge » tout au long de la journée (mises en situation concrètes).
Évaluation sommative
Questionnaire de validation des acquis sous forme de QCM en fin de formation.
Suivi
Feuilles de présence signées par demi-journée, en présentiel comme à distance.
Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire, mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation.
Certificat de réalisation adressé au client ou au financeur.
Questionnaire de satisfaction remis à l’issue de la formation.
Délai d’accès
Inter-entreprises : L’inscription est possible jusqu’à 5 jours ouvrés avant le début de la session, sous réserve des places disponibles.
Intra-entreprise : La formation débute en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis.
Ce délai peut être adapté selon la disponibilité des sessions, le positionnement du stagiaire et, le cas échéant, l’instruction du dossier de prise en charge par le financeur.
Accessibilité handicap
Nos formations sont adaptables aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous contacter pour étudier les aménagements nécessaires.
Référent handicap : accessibilite@ambia-skills.fr. Aucune reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ni aucun justificatif médical n’est exigé.
Indicateurs de résultats
Indicateurs publiés à partir de 3 avis.
Mode de calcul : www.ambia-skills.fr/notre-approche#notes
