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Réf. SHP-USE
SharePoint - Utiliser et partager des contenus
Solutions Collaboratives & No-Code
Durée
7 à 14 heures (1 à 2 jours) selon le format
Modalités
Présentiel, Classe à distance
Reconnaissance
Formation non certifiante (attestation de fin de formation)
Format de vente
Inter-entreprise ou Intra-entreprise
Délai d’accès
Inter : jusqu’à 5 jours ouvrés avant la session ; intra : en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis
Tarif intra
Sur devis
Pourquoi suivre cette formation
Abandonnez les arborescences de dossiers compliquées. Cette formation très pratique change votre usage de SharePoint : classez vos documents par métadonnées, sécurisez vos partages et travaillez à plusieurs en temps réel.
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de
Se repérer facilement dans les sites d'équipe SharePoint et les bibliothèques de documents
Classer et retrouver rapidement l'information grâce aux métadonnées et aux affichages personnalisés
Maîtriser la coédition en temps réel, la gestion des versions et la récupération de documents supprimés
Créer et alimenter des listes Microsoft Lists/SharePoint pour suivre des processus métiers sans utiliser Excel
Gérer les partages de fichiers de manière sécurisée en interne comme en externe
IMPACTTerrain14 heures (2 jours) · dont une journée en décalé1 230 € HTpar participant (inter-entreprises)
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Public visé
Tout collaborateur, assistant, gestionnaire ou manager amené à stocker des documents, collaborer en équipe ou suivre des données d'activité sur l'environnement Microsoft 365.
Prérequis
Pratique courante de l'environnement Windows et des outils bureautiques de base (Word, Excel). Une première utilisation de Teams ou OneDrive est fortement recommandée.
Prérequis techniques à distance
La classe virtuelle se tient sur Microsoft Teams : AMBIA fournit à chaque participant un compte pour la durée de la formation. En intra-entreprise, elle peut aussi se tenir sur l’outil que l’entreprise utilise déjà, par exemple Zoom ou Google Meet.
Le participant se connecte depuis un ordinateur équipé d’une caméra, d’un micro, d’un accès à internet et d’un navigateur à jour, dans un lieu calme. Si la formation le demande, le formateur donne accès à un poste de travail à distance, depuis le navigateur.
Pendant la formation, l’assistance technique répond à support@ambia-skills.fr.
Objectifs pédagogiques
Citer la structure d'un site SharePoint et la différence entre site d'équipe et site de communication
Différencier les rôles de OneDrive, Teams et SharePoint pour stocker l'information au bon endroit.
Alimenter une bibliothèque de documents, ajouter des métadonnées de tri et configurer la synchronisation locale.
Exploiter les versions antérieures d'un fichier et auditer les droits d'accès partagés sur un document.
Évaluer la qualité du classement documentaire et la cohérence de la gestion des autorisations d'un dossier.
Bâtir une liste de suivi de données partagée (Microsoft Lists) et mettre en forme une page d'actualités simple.
Programme détaillé
Jour 1ACTION
Matin
Maîtriser la gestion documentaire et partager l'information
Maîtriser le cycle de vie d'un document, le classement par métadonnées et le partage sécurisé.
OneDrive, Teams et SharePoint : comprendre où sont stockés les fichiers et quand utiliser chacun.
Structure d'une bibliothèque de documents : charger, modifier, coéditer en simultané.
Remplacer les dossiers : ajouter des colonnes de choix, de dates ou de personnes (métadonnées) pour décrire un fichier.
Créer et enregistrer des « Vues personnalisées » pour filtrer ou trier les fichiers en un clic.
Sécurité : partager un lien (consultation ou modification), gérer les accès, comprendre l'impact d'un partage externe.
Atelier pratique
Analyser ses usages et son espace documentaire - Exercice collectif de comparaison entre l'arborescence classique d'un serveur et l'organisation SharePoint, Teams et OneDrive, pour décider où ranger chaque type de document.
Cas métier
La gestion documentaire d'un projet - Classement d'un ensemble de fichiers bruts : colonnes de métadonnées (statut, type de document, responsable), affichage filtré « Documents à valider cette semaine » et partage sécurisé.
Compétence acquise
Être capable de classer, retrouver et partager de manière professionnelle n'importe quel document d'équipe.
Livrable
Une bibliothèque documentaire optimisée, indexée par métadonnées et prête à l'usage.
Après-midi
Suivre l'activité avec les listes et publier l'information
Remplacer les tableurs Excel partagés par des listes collaboratives stables et contribuer à la vie du site.
Microsoft Lists / Listes SharePoint : pourquoi et comment créer une liste à partir de zéro ou d'un modèle.
Configurer les types de colonnes (statuts colorés, choix multiples, pièces jointes).
Mettre en place des alertes et règles simples (« M'avertir par e-mail si un élément est modifié »).
Découverte de la page d'accueil du site : comment modifier et publier une actualité d'équipe attractive (composants web, texte, images).
Atelier pratique
Concevoir une liste et une page - Construction pas à pas d'une liste SharePoint (types de colonnes, mise en forme conditionnelle) et découverte des pages modernes (composants Texte, Image, Actualités, Liens rapides).
Cas métier
Le suivi du matériel et l'actualité de l'équipe - Création d'une liste de suivi du matériel et des incidents dans Microsoft Lists, avec alertes par e-mail, puis publication d'une actualité sur la page d'accueil du site.
Compétence acquise
Savoir structurer un tableau de suivi collaboratif robuste et publier des informations visuelles pour son service.
Livrable
Un outil de suivi opérationnel (Lists) fonctionnel et un article d'actualité publié sur le portail d'équipe.
Jour 2 · en décaléIMPACT
Matin
Diagnostic de vos bibliothèques et de vos règles de classement
Repérer les zones de désordre, les risques liés aux droits d'accès et ce qui ralentit la recherche d'information.
Revue détaillée de vos sites SharePoint, bibliothèques de documents et structures de dossiers actuelles. Analyse de la cohérence de votre arborescence par rapport aux processus métier réels de votre équipe. Nous vérifions l'application concrète des bonnes pratiques de nommage et de gestion des métadonnées.
Après-midi
Réorganiser, automatiser et sécuriser vos espaces
Réorganiser vos bibliothèques pour une navigation simple, automatiser le suivi par des circuits de validation simples (Power Automate) et ajuster les règles de partage des données sensibles.
Travail opérationnel en direct sur vos sites SharePoint et espaces de travail Teams/SharePoint connectés.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Méthodes et moyens pédagogiques
Méthodes mobilisées
Pédagogie active. Démonstrations interactives du formateur suivies d'ateliers applicatifs immédiats sur les 3 cas métiers.
Moyens techniques
Un ordinateur individuel par stagiaire avec accès internet haut débit et navigateur web récent, environnement SharePoint en ligne (M365), supports numériques AMBIA.
Moyens humains
Consultant-formateur expert en ingénierie documentaire et certifié Microsoft (MOS / M365 Certified).
Modalités d’évaluation
Évaluation diagnostique
Questionnaire initial en ligne pour valider l'accès aux prérequis techniques M365.
Évaluation formative
Évaluation continue par le formateur durant la réalisation des ateliers pratiques sur les bibliothèques et les listes.
Évaluation sommative
Cas pratique de synthèse individuel (création d'un espace documentaire complet à partir d'un cahier des charges métier donné), complété par un Questionnaire de validation des acquis sous forme de QCM en fin de formation.
Suivi
Feuilles de présence signées par demi-journée, en présentiel comme à distance.
Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire, mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation.
Certificat de réalisation adressé au client ou au financeur.
Questionnaire de satisfaction remis à l’issue de la formation.
Délai d’accès
Inter-entreprises : L’inscription est possible jusqu’à 5 jours ouvrés avant le début de la session, sous réserve des places disponibles.
Intra-entreprise : La formation débute en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis.
Ce délai peut être adapté selon la disponibilité des sessions, le positionnement du stagiaire et, le cas échéant, l’instruction du dossier de prise en charge par le financeur.
Accessibilité handicap
Adaptable sur-mesure aux personnes en situation de handicap après étude avec notre référent dédié.
Référent handicap : accessibilite@ambia-skills.fr. Aucune reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ni aucun justificatif médical n’est exigé.
Indicateurs de résultats
Indicateurs publiés à partir de 3 avis.
Mode de calcul : www.ambia-skills.fr/notre-approche#notes
