Dans la fenêtre d’impression, choisissez « Enregistrer en PDF » comme destination.

Réf. WOR-DOC

Word - Concevoir des documents professionnels et des publipostages

Bureautique Fondamentaux

Durée

14 à 21 heures (2 à 3 jours) selon le format

Modalités

Présentiel, Classe à distance

Reconnaissance

Formation non certifiante (attestation de fin de formation)

Format de vente

Inter-entreprise ou Intra-entreprise

Délai d’accès

Inter : jusqu’à 5 jours ouvrés avant la session ; intra : en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis

Tarif intra

Sur devis

Pourquoi suivre cette formation

Automatisez la création de vos documents complexes et de vos envois en nombre avec Word. Sécurisez vos modèles, gagnez du temps et supprimez les erreurs répétitives grâce à cette formation très pratique.

À l’issue de cette formation, les participants seront capables de

Organiser, paginer et harmoniser parfaitement des documents longs et complexes
Concevoir des modèles de documents réutilisables et des formulaires protégés
Maîtriser le publipostage (courriers, étiquettes, e-mails) à partir de données Excel
Insérer automatiquement des textes selon des conditions liées aux destinataires
Travailler à plusieurs sur un même document grâce aux outils de révision et de suivi des modifications

Formats proposés

ACTIONImmersion14 heures (2 jours)720 € HTpar participant (inter-entreprises)

IMPACTTerrain21 heures (3 jours) · dont une journée en décalé1 150 € HTpar participant (inter-entreprises)

Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.

Public visé

Assistants de direction, chargés de communication, responsables RH, commerciaux, juristes, ou tout professionnel amené à concevoir des documents longs ou des envois de masse.

Prérequis

Connaître l'interface de base de Word, savoir saisir du texte et appliquer des styles simples, ou avoir suivi Word - Les fondamentaux (WOR-FND).

Prérequis techniques à distance

La classe virtuelle se tient sur Microsoft Teams : AMBIA fournit à chaque participant un compte pour la durée de la formation. En intra-entreprise, elle peut aussi se tenir sur l’outil que l’entreprise utilise déjà, par exemple Zoom ou Google Meet.

Le participant se connecte depuis un ordinateur équipé d’une caméra, d’un micro, d’un accès à internet et d’un navigateur à jour, dans un lieu calme. Si la formation le demande, le formateur donne accès à un poste de travail à distance, depuis le navigateur.

Pendant la formation, l’assistance technique répond à support@ambia-skills.fr.

Objectifs pédagogiques

Repérer les outils de publipostage, les sauts de section et l'onglet Développeur dans le ruban Word. Expliquer le mécanisme d'une rupture de liaison entre en-têtes et le principe d'association d'une base de données externe. Réaliser un publipostage complet (lettres ou e-mails) connecté à un fichier Excel source. Diagnostiquer et corriger les anomalies de mise en page ou de hiérarchie au sein d'un document long. Sélectionner les contrôles de formulaire adaptés pour encadrer et fiabiliser la saisie utilisateur. Construire un modèle de document professionnel (.dotx) automatisé, protégé et prêt à être déployé dans son service.

Programme détaillé

Jour 1ACTION

Matin

Organiser et mettre en page des documents longs

Maîtriser l'organisation des documents longs et complexes.

Utiliser les styles hiérarchiques de façon avancée.
Créer, personnaliser et mettre à jour une table des matières automatique.
Utiliser les sauts de section (page suivante, continu) pour organiser le document.
Rompre ou conserver le lien des en-têtes et pieds de page d'une section à l'autre.
Insérer des pages en paysage au milieu d'un rapport en portrait.

Atelier pratique

Structuration complète d'un rapport d'activité annuel de 30 pages alternant l'orientation des pages et les styles d'en-tête selon les chapitres.

Cas métier

Assemblage du rapport annuel pour la Direction Générale avec intégration de tableaux financiers au format paysage.

Compétence acquise

Savoir organiser et paginer sans erreur n'importe quel document long.

Livrable

Un modèle de rapport professionnel, organisé et entièrement paginé.

Après-midi

Concevoir des modèles et des formulaires protégés

Créer des modèles (.dotx) protégés avec des zones de saisie encadrées.

Activer et prendre en main l'onglet Développeur.
Insérer des champs de formulaires modernes : zones de texte, listes déroulantes, sélecteurs de date et cases à cocher.
Paramétrer les propriétés des contrôles de contenu.
Verrouiller et restreindre la modification du document.
Enregistrer et déployer un fichier sous forme de Modèle Word (.dotx).

Atelier pratique

Création d'une trame officielle de contrat de travail ou d'une fiche de suivi RH interactive et verrouillée.

Cas métier

Automatisation du masque de saisie RH pour la collecte sécurisée des données collaborateurs.

Compétence acquise

Savoir protéger un document officiel et encadrer la saisie des collaborateurs.

Livrable

Un modèle .dotx prêt à l'emploi et protégé contre les modifications.

Jour 2ACTION

Matin

Automatiser le publipostage avec des données Excel

Lier une source de données Excel propre à un document Word type, insérer des champs de fusion et paramétrer des règles conditionnelles (Si... Alors... Sinon).

Comprendre les principes du publipostage : document principal, source de données et document fusionné.
Préparer, trier et structurer la base de données source sur Microsoft Excel.
Établir la liaison de fusion entre Word et la base Excel.
Insérer des champs de fusion simples (Nom, Adresse, Civilité).
Configurer des règles conditionnelles avancées (Si... Alors... Sinon).

Atelier pratique

Automatisation d'une campagne de publipostage de courriers de relance de factures nominatives avec des montants variables.

Cas métier

Génération de 100 propositions commerciales personnalisées basées sur un fichier Excel de prospection.

Compétence acquise

Savoir relier Word et Excel et utiliser les règles de fusion.

Livrable

Un fichier de publipostage fonctionnel lié à sa source externe.

Après-midi

Envois d'e-mails en nombre et révision collaborative

Générer des planches d'étiquettes personnalisées, automatiser l'envoi d'e-mails individualisés via Outlook et encadrer la relecture avec le suivi des modifications.

Concevoir et fusionner des planches d'étiquettes ou d'enveloppes standardisées.
Exécuter la fusion directement vers des e-mails via l'intégration avec Microsoft Outlook.
Maîtriser les outils de relecture : activer le suivi des modifications, insérer des commentaires, accepter/refuser des révisions.
Comparer et fusionner deux versions distinctes d'un même document.

Atelier pratique

Simulation complète d'une revue de contrat juridique en équipe suivie de la génération de planches d'étiquettes de livraison.

Cas métier

Gestion collaborative d'une revue de contrat commercial et expédition groupée via e-mailing.

Compétence acquise

Savoir réaliser des envois d'e-mails en nombre et suivre les modifications d'un document à plusieurs.

Livrable

Campagne de mailing finalisée et document révisé prêt pour archivage.

Jour 3 · en décaléIMPACT

Matin

Diagnostic de vos documents réels

Réaliser l'audit et le diagnostic des documents réels de l'entreprise cliente.

Diagnostic individuel des trames, contrats, rapports et bases Excel apportés par les participants. Identification des freins techniques et des risques de rupture de mise en page.

Après-midi

Automatiser et sécuriser vos modèles officiels

Co-construire, automatiser et sécuriser les flux documentaires réels.

Travail « mains sur clavier » sur les modèles officiels de l'entreprise : création de la bibliothèque de modèles .dotx à la charte et fiabilisation des fichiers sources de publipostage.

Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.

Méthodes et moyens pédagogiques

Méthodes mobilisées

Pédagogie active, démonstrations, ateliers guidés pas-à-pas, résolution de cas d'entreprise et corrections collectives.

Moyens techniques

Un poste informatique individuel par participant, logiciels Microsoft Word et Microsoft Excel (Suite M365), vidéoprojecteur ou partage d'écran, supports numériques et fichiers d'exercices d'entreprise.

Moyens humains

Formation animée par un consultant-formateur expert, spécialiste des solutions bureautiques et certifié Microsoft Office Specialist (MOS).

Modalités d’évaluation

Évaluation diagnostique

Questionnaire ou court exercice d'évaluation des prérequis en amont de la formation.

Évaluation formative

Exercices pratiques thématiques, mises en situation réelles et ateliers d'application tout au long des deux jours.

Évaluation sommative

Questionnaire de validation des acquis sous forme de QCM en fin de formation et production d'un livrable complet intégrant mise en page de section et publipostage.

Suivi

Feuilles de présence signées par demi-journée, en présentiel comme à distance.
Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire, mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation.
Certificat de réalisation adressé au client ou au financeur.
Questionnaire de satisfaction remis à l’issue de la formation.

Délai d’accès

Inter-entreprises : L’inscription est possible jusqu’à 5 jours ouvrés avant le début de la session, sous réserve des places disponibles.

Intra-entreprise : La formation débute en moyenne 15 jours ouvrés après l’acceptation du devis.

Ce délai peut être adapté selon la disponibilité des sessions, le positionnement du stagiaire et, le cas échéant, l’instruction du dossier de prise en charge par le financeur.

Accessibilité handicap

Nos formations sont adaptables aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous contacter pour étudier les aménagements nécessaires.

Référent handicap : accessibilite@ambia-skills.fr. Aucune reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ni aucun justificatif médical n’est exigé.

Indicateurs de résultats

Indicateurs publiés à partir de 3 avis.

Mode de calcul : www.ambia-skills.fr/notre-approche#notes