Microsoft Project - Planifier et piloter des projets
Bien planifier et suivre ses projets est essentiel à leur réussite. Cette formation vous apprend à faire de Microsoft Project un véritable outil d'aide à la décision : planning, ressources, budget, suivi des écarts et rapports.
Objectif de la formation
Immersion · Savoir faire en situation réelle
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Organiser un projet complexe en tâches, jalons et livrables (organigramme des tâches)
- Affecter les ressources (humaines, matérielles, financières) et éviter leur surcharge
- Maîtriser les dérives de coûts et de délais grâce au planning de référence
- Anticiper les risques sur le chemin critique et simuler des arbitrages
- Produire des rapports d'avancement visuels et clairs pour les comités de pilotage
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Jusqu’où voulez-vous aller ?
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Programme détaillé
ACTION · 14 heures (2 jours)
Jour 1
MatinConstruire le planning de référence et organiser l'enchaînement des tâches
Objectif : Configurer de manière saine le projet, bâtir le WBS (structure de découpage du projet) et concevoir un réseau logique de tâches robuste sans failles structurelles.
- Paramétrage initial du fichier (options de planification automatique, choix du calendrier de projet).
- Création de la structure hiérarchique des tâches (WBS) et définition des jalons clés du projet.
- Établissement des liens logiques d'ordonnancement (Fin à Début, Début à Début) et des retards/avances.
- Identification visuelle et analyse du chemin critique (tâches critiques sans marge).
Atelier pratique : Initialisation et paramétrage complet des paramètres de planification automatique de MS Project.
Cas métier : Structuration du réseau logique (tâches, jalons de validation, dépendances externes) pour le lancement d'une nouvelle ligne de production industrielle.
Compétence acquise : Savoir structurer et fiabiliser l'enchaînement logique d'un projet.
Livrable : Un planning squelette structuré en WBS, dynamique et exempt d'anomalies d'ordonnancement.
Après-midiGestion des ressources et plan de charge
Objectif : Créer la liste des ressources disponibles, définir les types de ressources (travail, matériel, coût) et attribuer les charges de travail de manière réaliste.
- Saisie de la fiche des ressources (taux horaires, calendriers individuels, limites de capacité).
- Méthodes d'affectation des ressources sur les tâches du planning.
- Compréhension fine de la formule de planification : Travail = Durée × Unités.
- Analyse du plan de charge global et traitement visuel des surutilisations (graphe des ressources).
Atelier pratique : Attribution des ressources et diagnostic visuel des surcharges dans le graphe des ressources.
Cas métier : Répartition et lissage de l'effort d'une équipe de consultants et d'ingénieurs techniques sur un projet de transition digitale multi-sites.
Compétence acquise : Être capable d'équilibrer un plan de charge d'équipe et de résoudre les surutilisations de ressources.
Livrable : Un plan de charge d'équipe équilibré, lissé et prêt pour le lancement opérationnel.
Jour 2
MatinEnregistrer la référence et maîtriser les écarts (replanification)
Objectif : Figer la planification initiale, saisir les avancements réels (durées, pourcentages d'avancement, coûts) et comparer les données réelles par rapport aux prévisions.
- Enregistrement officiel de la « Planification de référence » (sauvegarde de l'état initial).
- Mise à jour du planning par rapport à la Date d'état (saisie du travail réel et du pourcentage achevé).
- Affichage et lecture du diagramme de Gantt de suivi pour visualiser les écarts temporels.
- Réajustement des tâches futures et recalcul automatique des impacts sur la fin du projet.
Atelier pratique : Simulation d'avancement du projet à une date d'état intermédiaire et analyse comparative des variations.
Cas métier : Pilotage d'un projet de R&D faisant face à un retard de livraison fournisseur majeur et à une hausse de coûts. Arbitrage et reprogrammation des tâches restantes.
Compétence acquise : Savoir mesurer la dérive d'un projet en temps et en budget pour ajuster au plus tôt les trajectoires.
Livrable : Un planning d'avancement à jour avec analyse visuelle des écarts par rapport à la référence.
Après-midiRapports de performance et communication à la direction
Objectif : Exploiter les rapports intégrés de MS Project, configurer des indicateurs graphiques de performance (KPI de type feux tricolores) et exporter des vues décisionnelles synthétiques.
- Exploration et génération des rapports de projet intégrés (coûts, flux de trésorerie, charge de travail).
- Création de rapports visuels personnalisés directement intégrés à Microsoft Project.
- Configuration d'indicateurs graphiques (KPI personnalisés de type feux tricolores pour l'avancement).
- Techniques d'export du Gantt et des tableaux de données vers les autres outils bureautiques (PowerPoint, PDF).
Atelier pratique : Création d'un tableau de bord visuel personnalisé intégrant l'avancement des tâches, le statut des jalons critiques et la courbe d'utilisation budgétaire.
Cas métier : Préparation du support visuel d'avancement d'un portefeuille de projets à destination d'un Comité de Direction (Comex).
Compétence acquise : Être capable de synthétiser des données de planification complexes en un tableau de bord visuel et convaincant pour l'aide à la décision.
Livrable : Un rapport d'avancement projet automatisé et formaté, prêt à être diffusé aux parties prenantes.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
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