Microsoft Project - Les fondamentaux

Objectif : Découvrir l'interface, configurer le projet et organiser la liste des tâches par niveaux.

• Créer un nouveau projet et renseigner ses informations générales.
• Définir le calendrier du projet (horaires, exceptions, jours fériés).
• Choisir le mode de planification par défaut (automatique ou manuel).
• Saisir les tâches et les organiser par niveaux (phases, sous-tâches et jalons).

Atelier pratique : Découverte guidée de l'interface et création du calendrier de l'entreprise.

Cas métier : Le déménagement des bureaux - Saisir et organiser la liste des tâches du projet, de la recherche des locaux à l'installation.

Compétence acquise : Savoir créer un fichier projet propre, configuré et bien organisé.

Livrable : L'organigramme des tâches du projet.

Objectif : Relier les tâches selon leurs dépendances, ajouter des jalons et repérer le chemin critique.

• Relier les tâches et choisir le type de lien (fin à début, fin à fin, début à début).
• Ajouter des avances et des retards sur les liens.
• Les contraintes de planification souples (« Dès que possible ») et strictes (« Doit commencer le »).
• Afficher le chemin critique et les marges des tâches.

Atelier pratique : Comprendre les différents types de liens et les décalages entre tâches.

Cas métier : Le lancement d'un produit - Relier les tâches de recherche, de marketing, de production et de logistique et ajouter les jalons de validation.

Compétence acquise : Savoir enchaîner les tâches d'un planning et repérer celles qui risquent de retarder le projet.

Livrable : Un diagramme de Gantt cohérent, sans dates bloquantes, avec le chemin critique visible.

Objectif : Créer la liste des ressources (personnes, matériel, coûts), les affecter aux tâches et corriger les surcharges.

• Créer la liste des ressources (personnes, matériel, coûts, consommables).
• Affectation des ressources aux tâches et gestion des unités d'affectation.
• Comprendre la règle de calcul de MS Project : travail = durée × capacité affectée.
• Analyser le plan de charge et corriger les surcharges (audit et nivellement des ressources).

Atelier pratique : Étude des types de tâches (capacité fixe, durée fixe, travail fixe) et de leur comportement lors d'une affectation.

Cas métier : Le projet informatique - Affecter une équipe de 5 ingénieurs et du matériel, repérer la surcharge d'un expert et la corriger.

Compétence acquise : Savoir établir un plan de charge équilibré et réaliste pour une équipe.

Livrable : Un planning stabilisé, sans surcharge de personnel.

Objectif : Enregistrer le planning de référence, mettre à jour l'avancement réel et produire des rapports de synthèse.

• Enregistrer le planning de référence.
• Saisir l'avancement réel (tâches terminées, pourcentage d'avancement, durée réelle et restante).
• Comparer le prévu et le réel (écarts de délais, dérives).
• Produire des rapports visuels intégrés (coûts, état du projet, tableaux de bord).

Atelier pratique : Analyse des écarts entre le planning de référence et le déroulement réel avec les tables d'écarts de MS Project.

Cas métier : Le séminaire d'entreprise - À mi-parcours, enregistrer la référence, saisir les retards constatés et mesurer leur effet sur la date de fin.

Compétence acquise : Savoir piloter un projet en cours, mesurer précisément les écarts et rendre compte clairement de l'avancement.

Livrable : Un rapport d'avancement visuel prêt pour la réunion de suivi (PDF ou PowerPoint).

Objectif : Réutiliser en autonomie le calendrier, l'organigramme des tâches, les liens et les ressources des journées ESSENTIEL pour construire le planning complet d'un projet.

• Réactiver les acquis des journées ESSENTIEL : rappel visuel et quiz sur le calendrier, les types de liens, le chemin critique et la règle de calcul travail = durée × capacité.
• Passer d'une note de cadrage à un planning complet : phases, tâches, jalons, liens et ressources.

Atelier pratique : Entraînement en binômes : corriger un planning volontairement mal construit (dates saisies à la main, tâches isolées, ressources surchargées), avec correction croisée entre binômes.

Cas métier : Le lancement d'une application interne (cas fil rouge) - En équipes, les participants construisent dans MS Project le planning complet du projet à partir de sa note de cadrage : organigramme des tâches, liens, jalons et affectation des ressources, puis présentent leur planning au groupe.

Compétence acquise : Savoir construire en autonomie un planning complet et fiable dans MS Project.

Livrable : Le planning de référence du projet, construit avec les modèles de plannings et le mémento des journées ESSENTIEL.

Objectif : Mettre à l'épreuve son planning face à des retards et à des indisponibilités, et défendre ses arbitrages devant un comité de pilotage.

• Retour sur le planning de référence, la saisie de l'avancement, le nivellement et les rapports vus les jours précédents.
• Absorber des imprévus sans perdre la maîtrise du projet : décaler, réaffecter, renoncer ou négocier.

Atelier pratique : Exercice guidé : appliquer trois imprévus au planning (validation en retard, ressource absente, tâche ajoutée), mesurer leur effet sur la date de fin et comparer les solutions entre participants.

Cas métier : Les aléas en pleine réalisation (cas fil rouge) - Des retards de validation et l'indisponibilité de ressources clés frappent le projet. Chaque équipe met à jour l'avancement, révise le planning pour tenir les jalons et présente ses arbitrages à un comité de pilotage joué par le groupe, avec les retours du formateur.

Compétence acquise : Savoir piloter un projet face aux imprévus et justifier ses choix devant un comité.

Livrable : Le planning révisé et le rapport d'avancement pour le comité, issus des modèles et rapports des journées ESSENTIEL.