Gestion de projet - Les fondamentaux

Objectif : Connaître les étapes d'un projet, définir les rôles et rédiger la note de cadrage.

• Qu'est-ce qu'un projet ? La triple contrainte qualité, coût, délai.
• Les grandes étapes du cycle de vie d'un projet (Cadrage, Planification, Réalisation, Clôture).
• Les rôles clés : commanditaire et maître d'ouvrage, chef de projet et maître d'œuvre, équipe projet, comité de pilotage.
• Rédiger une note de cadrage.

Atelier pratique : Rédaction collective des objectifs SMART et des jalons majeurs d'un projet à partir d'un cahier des charges client sommaire.

Cas métier : Le nouvel outil de relation client - Rédiger la note de cadrage et les objectifs SMART du déploiement d'un nouvel outil de gestion de la relation client.

Compétence acquise : Savoir formaliser et sécuriser le démarrage d'un projet.

Livrable : Une note de cadrage structurée et validée.

Objectif : Découper le projet en parties maîtrisables et attribuer clairement les responsabilités.

• Le découpage du travail (organigramme des tâches) : lots de travail et livrables.
• Répartir les responsabilités avec la matrice RACI (réalise, approuve, est consulté, est informé).
• Animer la réunion de lancement du projet.

Atelier pratique : Construction de l'organigramme des tâches et de la matrice RACI d'un projet impliquant plusieurs services.

Cas métier : Le logiciel de paie - Découper en lots de travail et construire la matrice RACI du projet de refonte du logiciel de paie.

Compétence acquise : Savoir organiser le travail d'une équipe projet et clarifier les rôles de chacun.

Livrable : La matrice RACI et l'organigramme des tâches complets d'un projet d'entreprise.

Objectif : Estimer la charge de travail, enchaîner les tâches et construire le planning initial.

• Techniques d'estimation de la charge (avis d'experts, comparaison avec des projets passés, consensus).
• Enchaîner les tâches : liens (fin à début, début à début) et marges.
• Le chemin critique : repérer les tâches qui déterminent la durée totale du projet.

Atelier pratique : Construction manuelle d'un diagramme de Gantt logique, identification des tâches sur le chemin critique et affectation des ressources.

Cas métier : Le passage au cloud - Enchaîner les tâches, les jalons et les dépendances externes et repérer le chemin critique de la migration des serveurs.

Compétence acquise : Savoir construire un planning réaliste et repérer ses marges de manœuvre.

Livrable : Un planning de projet (Gantt) avec son chemin critique.

Objectif : Repérer à l'avance les risques du projet, prévoir les parades et estimer le budget initial.

• La carte des risques : repérage, évaluation (gravité × probabilité) et criticité.
• Les réponses possibles à un risque (l'éviter, le transférer, le réduire, l'accepter).
• Construire un budget de projet : coûts directs, coûts indirects et provision pour risques.

Atelier pratique : Analyse des risques et rédaction de plans de secours pour un retard de livraison de matériel.

Cas métier : Le site de vente en ligne - Évaluer les risques et chiffrer la provision pour imprévus de la modernisation d'une plateforme de vente en ligne.

Compétence acquise : Savoir protéger son projet, sur le plan financier comme sur l'organisation, face aux imprévus.

Livrable : Un registre des risques (criticité, responsables, actions) et un budget prévisionnel.

Objectif : Mettre en place un suivi efficace de l'avancement, mesurer les écarts et produire des comptes rendus de qualité.

• Mesurer l'avancement réel (travail réalisé et temps passé).
• Animer les réunions de suivi : réunions d'équipe et comités de pilotage.
• Construire le tableau de bord du projet : indicateurs clés et météo du projet.
• Gérer les demandes de modification.

Atelier pratique : Simulation de collecte de l'avancement, analyse des écarts de planning et calcul d'indicateurs simples.

Cas métier : Le portail client - Calculer les écarts de planning et gérer une demande de modification du périmètre pendant le déploiement.

Compétence acquise : Savoir mesurer l'avancement d'un projet et résumer l'information pour aider à décider.

Livrable : Un tableau de bord du projet avec ses indicateurs d'écarts.

Objectif : Développer sa communication avec tous les acteurs, animer l'équipe et formaliser le bilan du projet.

• Communiquer avec les acteurs du projet : le plan de communication.
• Le rôle du chef de projet : motiver sans lien hiérarchique et gérer les conflits.
• Clôturer le projet : recette finale et passage en exploitation.
• Tirer les leçons du projet : réunion de retour d'expérience et rapport de clôture.

Atelier pratique : Simulation d'une réunion de retour d'expérience et rédaction d'une fiche des bonnes pratiques à retenir.

Cas métier : Le logiciel métier - Animer le retour d'expérience et rédiger le bilan de clôture avant le passage en exploitation.

Compétence acquise : Savoir mobiliser tous les acteurs et réussir le passage en exploitation d'un projet.

Livrable : Un rapport de clôture type et une fiche de retour d'expérience.

Objectif : Réutiliser en autonomie la note de cadrage, l'organigramme des tâches et la matrice RACI des journées ESSENTIEL pour lancer un nouveau projet de A à Z.

• Réactiver les acquis des journées ESSENTIEL : rappel visuel et quiz sur la triple contrainte, les objectifs SMART, le découpage du travail et la matrice RACI.
• Passer d'une demande floue à un projet cadré, découpé et organisé, prêt à être planifié.

Atelier pratique : Entraînement en binômes : réécrire une note de cadrage incomplète (objectifs vagues, acteurs oubliés, périmètre flou), avec correction croisée entre binômes.

Cas métier : La création d'un service client unifié (cas fil rouge) - En équipes, les participants cadrent un nouveau projet qui réunit plusieurs services : note de cadrage, objectifs SMART, organigramme des tâches et matrice RACI, puis présentent leur dossier au groupe.

Compétence acquise : Savoir cadrer et organiser en autonomie un projet nouveau et complexe.

Livrable : La note de cadrage, l'organigramme des tâches et la matrice RACI du projet, construits avec le kit de documents types des journées ESSENTIEL.

Objectif : Mettre à l'épreuve son planning, son registre des risques et son tableau de bord face aux imprévus d'un projet en cours.

• Retour sur le Gantt, le chemin critique, les risques, le budget et la météo du projet vus les jours précédents.
• Réagir à des imprévus en cours de projet : réévaluer les risques, ajuster le planning et proposer des arbitrages.

Atelier pratique : Exercice guidé : appliquer trois imprévus au projet, mesurer leur effet sur le chemin critique et le budget, puis comparer les solutions entre équipes.

Cas métier : Le projet à mi-parcours (cas fil rouge) - Le projet prend du retard et un risque se réalise. Chaque équipe met à jour son planning, son registre des risques et sa météo de projet, puis soutient ses arbitrages devant un comité de pilotage joué par le groupe, avec les retours du formateur.

Compétence acquise : Savoir piloter un projet face aux imprévus et défendre ses arbitrages devant un comité.

Livrable : Le planning ajusté, le registre des risques et le tableau de bord du comité, issus du kit de documents types des journées ESSENTIEL.