Microsoft 365 - Les fondamentaux des outils collaboratifs

Objectif : Comprendre la logique collaborative et sécuriser la gestion de ses documents personnels et d'équipe.

• Introduction à la suite Microsoft 365 : le portail web, le lanceur d'applications et le profil utilisateur.
• La base du stockage : distinguer l'espace personnel (OneDrive) et les espaces d'équipe (SharePoint / Teams).
• Partager en sécurité : liens internes et externes, droits (lecture seule ou modification) et durée des partages.

Atelier pratique : Réglage des droits d'accès et organisation de ses espaces en ligne, personnels et partagés.

Cas métier : Le lancement du projet (fil rouge) - Créer la note de cadrage dans OneDrive, la partager à quelques personnes, puis la déplacer dans l'espace SharePoint de l'équipe.

Compétence acquise : Savoir stocker, sécuriser et partager un document sans générer de pièce jointe par e-mail.

Livrable : Un document de référence partagé sans doublon, accessible en mode nomade.

Objectif : En finir avec les multiples versions d'un même fichier et regrouper les échanges de l'équipe.

• L'outil central : Microsoft Teams (équipes, canaux standards, canaux privés).
• Modifier à plusieurs en même temps un fichier Word ou Excel (dans Teams ou dans l'application).
• L'historique des versions : suivre les modifications, comparer et revenir à une version précédente en cas d'erreur.
• Bien communiquer dans Teams : publications, mentions (@équipe, @collaborateur) et réglage des notifications pour éviter la surcharge d'informations.

Atelier pratique : Exercices guidés sur l'historique des versions et l'organisation des canaux Teams.

Cas métier : Le lancement du projet (fil rouge) - En réunion, 4 participants complètent en même temps le fichier Excel du budget dans Teams.

Compétence acquise : Savoir collaborer en temps réel sur un même livrable et centraliser les échanges au bon endroit.

Livrable : Un plan de lancement finalisé et validé à plusieurs, sans aucun e-mail échangé.

Objectif : Suivre visuellement l'avancement des tâches et collecter facilement des informations simples.

• Suivre les tâches de l'équipe avec Microsoft Planner (tableau en colonnes, étiquettes, dates d'échéance).
• Ajouter le tableau des tâches comme onglet dans Teams.
• Créer des formulaires et des sondages avec Microsoft Forms pour recueillir des réponses organisées, en interne ou en externe.

Atelier pratique : Création de formulaires types et organisation d'un tableau de tâches en colonnes dans Planner.

Cas métier : Le lancement du projet (fil rouge) - Interroger l'équipe avec un formulaire Forms et répartir les actions dans le tableau Planner.

Compétence acquise : Savoir structurer visuellement un projet d'équipe et collecter des données sans relances manuelles.

Livrable : Un tableau de bord Planner opérationnel et un formulaire de consultation prêt à l'envoi.

Objectif : Découvrir les outils de collaboration les plus récents et consolider les acquis de la formation.

• Découvrir Microsoft Loop : créer à plusieurs des listes ou des tableaux directement dans une conversation Teams ou un e-mail Outlook, mis à jour partout en temps réel.
• Faire la synthèse : organiser son tableau de bord personnel pour suivre ses notifications et ses tâches.
• Quiz final et ancrage des bons réflexes collaboratifs.

Atelier pratique : Insertion et utilisation de composants Loop synchronisés.

Cas métier : Le lancement du projet (fil rouge) - Bilan de la phase de cadrage : lister en équipe, dans un espace Loop, les points forts et les points à améliorer.

Compétence acquise : Savoir prendre des notes et synthétiser l'information dans Microsoft 365.

Livrable : Une page de synthèse du projet regroupant tous les éléments créés (fichiers, Planner, Forms, Loop).