SharePoint - Concevoir et administrer des sites collaboratifs
SharePoint est au cœur du travail collaboratif et de la gestion documentaire dans Microsoft 365. Cette formation vous apprend à concevoir des sites clairs, à organiser vos bibliothèques et à gérer les droits d'accès.
Objectif de la formation
Immersion · Savoir faire en situation réelle
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Traduire un besoin d'équipe en organisation de site SharePoint efficace (site de communication ou d'équipe)
- Concevoir des pages d'accueil attractives à l'aide des composants (Web Parts)
- Gérer les droits d'accès, des groupes SharePoint aux autorisations spécifiques
- Organiser la gestion documentaire grâce aux colonnes de site et aux types de contenu réutilisables
- Faire vivre le site grâce à des techniques d'animation et au suivi des statistiques de fréquentation
Choisissez votre format
Jusqu’où voulez-vous aller ?
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Programme détaillé
ACTION · 14 heures (2 jours)
Jour 1
MatinOrganiser le site et la gestion documentaire avancée
Objectif : Concevoir les fondations du site et organiser efficacement les documents.
- Définition des objectifs du site et choix de la typologie (Équipe vs Communication).
- Stratégie d'organisation : métadonnées de site contre colonnes locales, intérêt des « Types de contenu » pour uniformiser les documents de l'entreprise.
- Configuration avancée des bibliothèques : gestion des versions majeures/mineures, validation obligatoire des documents.
- Exploitation des modèles de documents natifs liés aux bibliothèques.
Atelier pratique : Exercice guidé de création d'une bibliothèque normée, configuration des colonnes de site et activation du circuit de validation.
Cas métier : La gestion documentaire d'une direction - Configuration d'un espace confidentiel avec plan de classement normé, métadonnées obligatoires et circuit de validation des documents.
Compétence acquise : Savoir organiser une structure documentaire claire et durable.
Livrable : Un site fonctionnel doté d'une bibliothèque documentaire avancée et sécurisée.
Après-midiGérer finement la sécurité et les autorisations
Objectif : Maîtriser le modèle de sécurité de SharePoint pour éviter les fuites d'information.
- Le modèle de droits Microsoft 365 : Propriétaires, Membres, Visiteurs.
- Comprendre et maîtriser le mécanisme de l'héritage des autorisations.
- Rompre l'héritage : créer des accès exclusifs sur une bibliothèque, un dossier ou un document sensible.
- Créer et utiliser des Groupes SharePoint personnalisés.
- Auditer la sécurité : analyser « Qui a accès à quoi » et nettoyer les partages obsolètes.
Atelier pratique : Manipulation des groupes de sécurité SharePoint et rupture d'héritage ciblée sur un dossier spécifique.
Cas métier : L'espace RH sécurisé - Isolement d'un espace réservé aux managers au sein d'un site ouvert, puis vérification complète des droits d'accès.
Compétence acquise : Savoir configurer, gérer et auditer les accès à un site en toute autonomie et sécurité.
Livrable : Une cartographie des droits d'accès claire et verrouillée sur le site d'exercice.
Jour 2
MatinConcevoir des pages claires et agréables à utiliser
Objectif : Concevoir une interface moderne et attractive, pensée pour ses utilisateurs.
- Les règles d'or de l'ergonomie sur un portail intranet (règle des 3 clics, hiérarchie visuelle).
- Personnalisation graphique : thèmes, logos, modification du pied de page et de l'en-tête.
- Structurer les menus de navigation (supérieur, latéral, méga-menu déroulant).
- Utiliser les composants (Web Parts) : sections, colonnes, mise en avant, actualités, liens rapides.
Atelier pratique : Prise en main du mode édition de page, intégration et disposition des différents composants Web Parts.
Cas métier : L'intranet - Création complète de la page d'accueil d'un portail RH ou communication : actualités défilantes, vidéos Stream, organigramme interactif et boutons d'accès rapide.
Compétence acquise : Savoir créer des pages SharePoint claires et attractives.
Livrable : Une maquette de portail intranet au design professionnel, prête à être déployée.
Après-midiRelier le site à Microsoft 365, l'animer et le gouverner
Objectif : Relier le site aux autres outils Microsoft 365 et organiser sa vie dans la durée.
- Interconnexion : intégrer des listes métiers (Microsoft Lists) et lier le site à Microsoft Teams (onglets, canaux).
- Utiliser les fonctionnalités de Hub SharePoint pour lier plusieurs sites entre eux et centraliser la recherche et les actualités.
- Techniques d'animation : planifier les publications d'actualités, cibler les audiences (afficher une info selon le profil de l'utilisateur).
- Suivi d'activité : analyser le tableau de bord des statistiques d'audience du site (visites, heures d'affluence, fichiers les plus lus) pour adapter son animation.
Atelier pratique : Configuration du ciblage d'audience sur une actualité et consultation du tableau de bord d'audience.
Cas métier : Le projet transverse - Création d'un site d'équipe relié à Teams, avec onglets SharePoint (listes de suivi, calendrier) et actualités ciblées.
Compétence acquise : Savoir animer, relier et piloter durablement un espace SharePoint.
Livrable : Un site SharePoint complet, relié à Teams et doté de son tableau de bord d'audience.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
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