SharePoint - Utiliser et partager des contenus
Abandonnez les arborescences de dossiers compliquées. Cette formation très pratique change votre usage de SharePoint : classez vos documents par métadonnées, sécurisez vos partages et travaillez à plusieurs en temps réel.
Objectif de la formation
Immersion · Savoir faire en situation réelle
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Se repérer facilement dans les sites d'équipe SharePoint et les bibliothèques de documents
- Classer et retrouver rapidement l'information grâce aux métadonnées et aux affichages personnalisés
- Maîtriser la coédition en temps réel, la gestion des versions et la récupération de documents supprimés
- Créer et alimenter des listes Microsoft Lists/SharePoint pour suivre des processus métiers sans utiliser Excel
- Gérer les partages de fichiers de manière sécurisée en interne comme en externe
Choisissez votre format
Jusqu’où voulez-vous aller ?
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Programme détaillé
ACTION · 7 heures (1 jour)
Jour 1
MatinMaîtriser la gestion documentaire et partager l'information
Objectif : Maîtriser le cycle de vie d'un document, le classement par métadonnées et le partage sécurisé.
- OneDrive, Teams et SharePoint : comprendre où sont stockés les fichiers et quand utiliser chacun.
- Structure d'une bibliothèque de documents : charger, modifier, coéditer en simultané.
- Remplacer les dossiers : ajouter des colonnes de choix, de dates ou de personnes (métadonnées) pour décrire un fichier.
- Créer et enregistrer des « Vues personnalisées » pour filtrer ou trier les fichiers en un clic.
- Sécurité : partager un lien (consultation ou modification), gérer les accès, comprendre l'impact d'un partage externe.
Atelier pratique : Analyser ses usages et son espace documentaire - Exercice collectif de comparaison entre l'arborescence classique d'un serveur et l'organisation SharePoint, Teams et OneDrive, pour décider où ranger chaque type de document.
Cas métier : La gestion documentaire d'un projet - Classement d'un ensemble de fichiers bruts : colonnes de métadonnées (statut, type de document, responsable), affichage filtré « Documents à valider cette semaine » et partage sécurisé.
Compétence acquise : Être capable de classer, retrouver et partager de manière professionnelle n'importe quel document d'équipe.
Livrable : Une bibliothèque documentaire optimisée, indexée par métadonnées et prête à l'usage.
Après-midiSuivre l'activité avec les listes et publier l'information
Objectif : Remplacer les tableurs Excel partagés par des listes collaboratives stables et contribuer à la vie du site.
- Microsoft Lists / Listes SharePoint : pourquoi et comment créer une liste à partir de zéro ou d'un modèle.
- Configurer les types de colonnes (statuts colorés, choix multiples, pièces jointes).
- Mettre en place des alertes et règles simples (« M'avertir par e-mail si un élément est modifié »).
- Découverte de la page d'accueil du site : comment modifier et publier une actualité d'équipe attractive (composants web, texte, images).
Atelier pratique : Concevoir une liste et une page - Construction pas à pas d'une liste SharePoint (types de colonnes, mise en forme conditionnelle) et découverte des pages modernes (composants Texte, Image, Actualités, Liens rapides).
Cas métier : Le suivi du matériel et l'actualité de l'équipe - Création d'une liste de suivi du matériel et des incidents dans Microsoft Lists, avec alertes par e-mail, puis publication d'une actualité sur la page d'accueil du site.
Compétence acquise : Savoir structurer un tableau de suivi collaboratif robuste et publier des informations visuelles pour son service.
Livrable : Un outil de suivi opérationnel (Lists) fonctionnel et un article d'actualité publié sur le portail d'équipe.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
Cette formation dans le parcours
En amont
Vous êtes ici
Indicateurs de résultats
Indicateurs publiés à partir de 3 avis.