Outlook - Gérer sa messagerie et son agenda
Outlook est au cœur de la journée de travail, mais il devient vite source de surcharge. Cette formation vous donne une méthode concrète pour maîtriser votre messagerie et votre agenda et reprendre la main sur votre temps.
Objectif de la formation
Fondamentaux · Comprendre et maîtriser le socle
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Régler et personnaliser l'affichage d'Outlook pour lire et traiter leurs e-mails plus vite
- Appliquer une méthode simple de traitement des e-mails pour garder une boîte de réception presque vide
- Classer automatiquement leurs messages grâce à des règles simples et aux actions rapides
- Planifier, modifier et partager des rendez-vous et des réunions de façon professionnelle
- Suivre leurs engagements et leurs échéances grâce aux tâches et aux indicateurs de suivi
Choisissez votre format
Jusqu’où voulez-vous aller ?
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Programme détaillé
ESSENTIEL · 7 heures (1 jour)
Jour 1
MatinPrendre en main sa messagerie et automatiser son quotidien
Objectif : Personnaliser sa messagerie, appliquer les bonnes pratiques d'envoi et automatiser les traitements répétitifs.
- Prendre en main et personnaliser l'interface (volet de lecture, barre d'accès rapide, affichages).
- Bien envoyer un e-mail : champs À, Cc et Cci (confidentialité des adresses) et niveau d'importance.
- Insérer des pièces jointes ou des liens vers des fichiers en ligne et utiliser des signatures automatiques.
- Configurer le message d'absence automatique (interne et externe).
- Créer des dossiers et mettre en place des règles simples (ex. : ranger automatiquement les lettres d'information ou les notifications d'outils).
Atelier pratique : Traitement de 30 e-mails sur une boîte d'exercice avec la méthode des « 4D » (Faire, Déléguer, Différer, Supprimer) et création de 2 règles de classement automatique.
Cas métier : Secrétariat et assistanat - Automatiser le traitement des demandes récurrentes et créer un dossier de suivi des factures et des rapports hebdomadaires.
Compétence acquise : Savoir garder sa boîte de réception sous contrôle et automatiser les classements répétitifs.
Livrable : Une boîte mail organisée avec 3 dossiers clés et 2 règles de classement automatique actives.
Après-midiOrganiser son temps avec le calendrier et suivre ses actions
Objectif : Planifier ses rendez-vous, organiser des réunions avec l'outil de recherche de disponibilités et suivre ses tâches.
- Naviguer efficacement dans le Calendrier (affichages jour, semaine de travail, mois).
- Créer des rendez-vous simples, des événements récurrents (ex : point d'équipe mensuel).
- Organiser une réunion : inviter les participants, vérifier leurs disponibilités avec l'Assistant de planification et ajouter automatiquement un lien Teams.
- Répondre à une invitation (Accepter, Refuser, Proposer un nouvel horaire) et suivre les réponses des invités.
- Utiliser les tâches pour planifier ses actions du jour sans tout garder en tête.
Atelier pratique : Planification complète d'un dossier urgent : créneau commun pour 4 collaborateurs, lien Teams et liste de tâches associée.
Cas métier : Management et coordination - Bloquer des plages de travail personnel et partager son calendrier en lecture seule pour protéger le temps de travail de l'équipe.
Compétence acquise : Savoir planifier ses réunions et son travail personnel sans conflit d'agenda.
Livrable : Une invitation de réunion complète envoyée et un calendrier de la semaine organisé.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
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