Outlook - Optimiser sa messagerie et son agenda
Avec des e-mails toujours plus nombreux, Outlook peut vite devenir un frein. Cette formation vous apprend à automatiser le tri de vos messages, à déléguer votre agenda et votre boîte, et à mieux organiser votre activité.
Objectif de la formation
Immersion · Savoir faire en situation réelle
À l’issue de cette formation, les participants seront capables de :
- Automatiser le tri des messages grâce à des règles avancées et combinées
- Gagner beaucoup de temps grâce aux étapes rapides (Quick Steps) personnalisées
- Gérer l'organisation, les partages et la délégation de calendriers et de boîtes aux lettres
- Maîtriser les outils de recherche multicritères, les dossiers de recherche et les catégories
- Archiver et nettoyer intelligemment les données pour optimiser l'espace de stockage serveur
Choisissez votre format
Jusqu’où voulez-vous aller ?
Chaque format reprend le précédent et y ajoute des journées.
Programme détaillé
ACTION · 7 heures (1 jour)
Jour 1
MatinAutomatiser le tri et classer efficacement ses messages
Objectif : Déployer des règles de tri multi-critères, configurer des Étapes Rapides (Quick Steps) et créer des dossiers de recherche dynamiques.
- Concevoir des Règles avancées à critères multiples (conditions croisées, exceptions, actions automatisées).
- Maîtriser et paramétrer les Étapes rapides (Quick Steps) pour exécuter des suites d'actions complexes en un seul raccourci clavier.
- Mettre en place un système de Catégories efficace et l'associer à des affichages personnalisés par listes.
- Exploiter la puissance des Dossiers de recherche pour créer des filtres dynamiques permanents (ex : regrouper tous les e-mails non lus marqués « Urgents » de la semaine).
Atelier pratique : Construction d'un tableau de bord de suivi de projet sur Outlook en combinant 3 dossiers de recherche dynamiques et la création d'une Étape Rapide de traitement de tickets clients vers Excel ou Teams.
Cas métier : Automatisation du traitement et du suivi des demandes entrantes d'un service support / ADV.
Compétence acquise : Capacité à créer des règles combinées, à programmer des Étapes Rapides et à classifier dynamiquement des informations volumineuses.
Livrable : Un profil Outlook automatisé comprenant 2 « Étapes rapides » et un système de Dossiers de recherche opérationnel.
Après-midiTravail en équipe, délégations et archivage
Objectif : Paramétrer les délégations d'accès à la boîte et à l'agenda, exploiter une boîte partagée et archiver les données pour libérer de l'espace.
- Configurer les autorisations d'accès aux dossiers (Lecture seule, Modification, Propriétaire).
- Mettre en œuvre la Délégation de pouvoir : donner accès à son Calendrier ou à sa Boîte mail à un tiers avec gestion de la confidentialité (éléments privés).
- Utiliser et interagir efficacement au sein d'une Boîte aux lettres partagée (Shared Mailbox).
- Maîtriser l'outil de nettoyage de boîte, la compression et l'Archivage automatique ou manuel (.pst) pour libérer de l'espace serveur.
Atelier pratique : Simulation en binôme « Manager / Assistant » : configuration des droits, prise de rendez-vous croisée, traitement d'e-mails au nom du manager, et isolation des éléments confidentiels. Atelier de réduction immédiate de 40 % de la taille d'un fichier de stockage saturé.
Cas métier : Organisation de la délégation intégrale d'un secrétariat général et nettoyage d'une boîte de service saturée.
Compétence acquise : Maîtrise de la gestion déléguée sécurisée et application des procédures d'archivage/nettoyage du stockage serveur.
Livrable : Une matrice de délégation testée avec succès et un fichier d'archive sain créé.
Les ateliers et cas métier de ce programme pourront être adaptés par le consultant-formateur selon les besoins, le niveau et les prérequis des participants, pour favoriser l’atteinte des objectifs pédagogiques.
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